Para el uso de las salas descritas en el apartado 2, el inquilino deberá enviar un email como se explicará a continuación así como rellenar y presentar en el momento de la actividad el documento de solicitud que figura en el apartado 8 de la presente guía (en adelante, “el Formulario de Solicitud”).
Para realizar la reserva del espacio, se deberá enviar un email con un mínimo de 24h de antelación y con un máximo de antelación de 3 meses, a reservas@diagonalbeethoven.com, indicando los siguientes puntos:
– Espacio que se solicita reservar.
– Nombre o razón social del solicitante (empresa arrendataria).
– Persona o personas de contacto que serán responsables del evento.
– Teléfono y email de contacto de esta persona.
– Hora de inicio y fin de la reserva, incluyendo montaje y desmontaje (todas estas horas se descuentan de la bolsa de horas disponible del inquilino).
– Número total de personas previstas para la actividad, incluidas internas y externas.
– Listado de personas externas con su nombre, apellidos y DNI.
En este sentido, se considerarán sólo válidas aquellas peticiones de reserva cuyo formulario de solicitud esté completo. Aquellas solicitudes que se reciban con falta de información no se considerarán válidas y por lo tanto no se atenderán, o se intentarán subsanar solicitando la información faltante.
Solamente se entenderá como confirmada y aceptada la reserva después que el equipo de gerencia chequee la disponibilidad del espacio y se acepte expresamente la solicitud mediante correo al solicitante.
Una vez aprobado el uso del espacio, la persona responsable del acto que se ha indicado en el email y que se debe también indicar en el Formulario de Solicitud, se personará en la entrada de la sala a la hora solicitada de montaje o inicio.
Junto con la persona responsable, se verificará el espacio y los medios audiovisuales disponibles. Una vez revisado y aceptado, se firmará el Formulario de Solicitud aceptando la entrega y el correcto estado de la sala y de sus medios, así como las condiciones de uso y demás que figuran en esta guía.
La reserva aceptada, se podrá anular con 12 horas de antelación sin que ello implique el uso de la bolsa de horas descrita en el apartado 5 o coste adicional alguno. De no realizarse la anulación con un mínimo de 12 horas de antelación, se computarán las horas solicitadas en la reserva a cargo de la bolsa de horas o se facturará el importe de la reserva según lo dispuesto en el apartado 5.2.
La reserva se empezará a computar desde la hora solicitada y finalizará a la hora marcada en la solicitud. La impuntualidad de inicio no será motivo para alargar la finalización, la cual en todo caso deberá ser puntual para poder dar acceso a la siguiente reserva.
La persona responsable que figure en el email de reserva y en el Formulario de Solicitud, es también la responsable de la vigilancia y cuidado del espacio en uso, debiendo controlar las personas que participan en dicho espacio. En ningún caso la propiedad del Edificio DiagonalBeethoven se responsabilizará de pérdidas o sustracciones que puedan ocurrir durante la celebración de la actividad o el uso del espacio reservado.
El horario de uso de las salas del Edificio DiagonlBeethoven será desde las 8h hasta las a 19h, de lunes a viernes no festivos. La finalización más allá de este horario requerirá de un coste adicional para el check-out que asumirá el solicitante que conste en el Formulario de Solicitud.
Se deberá respetar la hora de finalización aprobada en el Formulario de Solicitud para asegurar el uso de todos los usuarios del edificio. En caso de incumplimiento, se facturará 1 hora completa adicional a la prolongación de la actividad siempre y cuando el espacio esté disponible y no esté reservado por otro usuario.
El uso de cualquier espacio reservable del Edificio DiagonalBeethoven implica la responsabilidad de todos los usuarios en dejar el espacio limpio y ordenado para el uso de los demás.
La propiedad se reserva el derecho de notificar el coste del servicio de limpieza posterior al uso para garantizar el buen estado de las salas para los demás usuarios. Este coste deberá ser asumido por el usuario solicitante que conste en el Formulario de Solicitud.
Las salas disponen de la tecnología de audiovisuales fijos detalladas en el apartado 2. Se aconseja realizar una prueba previa con antelación suficiente al inicio del acto. Para presentaciones realizadas desde portátiles, será el inquilino solicitante quien deberá aportar el hardware y software compatible para el correcto desarrollo del evento.
En ningún caso se permite manipulación alguna de los equipos informáticos en cuanto a configuraciones, salvo autorización expresa.
El uso del material informático de las salas y sus conexiones, se deberán utilizar de acuerdo con la normativa vigente, haciendo un buen uso de éstas y eximiendo a la propiedad y/o a la gestora de cualquier acción que provoque daño o pérdida a terceros.
Si para el uso del espacio de reserva se precisa de un servicio de recepción y/o acompañamiento, éste deberá ser solicitado expresamente en el Formulario de Solicitud, y será prestado por la empresa que el arrendatario contrate para dicho servicio. El personal que deba realizar las tareas de recepción y/o acompañamiento, deberá estar en el edificio mínimo 30 minutos antes de la actividad para que se le pueda dar una explicación básica del funcionamiento y procedimientos en el edificio.
No se permite el uso de las salas para realizar comidas. No obstante lo anterior, si en alguna sesión larga o prolongada en el tiempo se precisa de un pequeño acompañamiento gastronómico en formato pequeño, éste podrá ser contratado y servido por el proveedor que elija el arrendatario.
En el caso de que la actividad que se va a desarrollar cuente con la participación de personal externo al Edificio DiagonalBeethoven, se deberá comunicar a info@diagonalbeethoven.com sus datos básicos: nombre, apellidos y DNI de las personas que asistan para su recepción. Así, en su llegada al edificio en la recepción del mismo se les entregará las tarjetas de visita, conforme a lo previsto en el reglamento de régimen interior del edificio.
El sistema de uso de las salas se regulará mediante una bolsa de horas al mes no acumulables, de carácter individual e intransferible para cada arrendatario u inquilino de los locales privativos. Cada arrendatario recibirá una notificación (email) con la información relativa a las salas y la bolsa de horas mensuales que le corresponden. La disponibilidad de horas de reserva de las salas se podrá consultar por email en cualquier momento y, una vez esté operativa, mediante la plataforma online que también permitirá la reserva.
Una vez agotada la bolsa de horas mensuales, se podrá seguir reservando cualquiera de las salas disponibles en el Edificio DiagonalBeethoven con un coste añadido de reserva que variará según la duración de la reserva como se indica en la siguiente tabla:
COTIZACIÓN
USO 1H
COTIZACIÓN
USO 2H
COTIZACIÓN
USO 4H
COTIZACIÓN
USO 8H
SALA CODERCH
12€
20€
30€
60€
SALA SAGNIER
12€
20€
30€
60€
SALA TOUS I FARGAS
12€
20€
30€
60€
** en caso de exceder el tiempo de reserva, se aplicará el coste por Uso 1h de la tabla
*** los precios no llevan el IVA incluido
**** los precios se revisarán de forma regular
La propiedad facturará mensualmente el coste por el alquiler de las salas. Este coste será cargado al inquilino que disponga de un contrato de arrendamiento vigente con la propiedad, no pudiendo cargarlo a otra sociedad con la que no haya vinculación contractual por parte de la misma.
La propiedad podrá restringir el uso de las salas en los siguientes supuestos:
– En caso que el arrendatario no disponga de la correspondiente licencia de actividad.
– En caso que el arrendatario no se encuentra al corriente de pago de las rentas y otras cantidades asimiladas.
– En el caso de que la propiedad lo requiera por razones organizativas o de mantenimiento.
En el supuesto de que la propiedad deba restringir el uso de las salas por razones organizativas o de mantenimiento, se compromete a realizar los mayores esfuerzos para reubicar en otra sala a los arrendatarios que, en su caso, dispusieren de reserva sobre la sala o salas cuyo uso hubiere quedado restringido.
A continuación, se detallan las siguientes normas de uso de las salas con el fin de garantizar la mejor experiencia para todos los usuarios:
1. No está permitido la colocación de mobiliario, elementos de publicidad o análogos, que obstaculicen la vía de evacuación o los elementos de extinción de incendios.
2. No se permite la colocación de ningún tipo de mobiliario, elementos de publicidad o análogos, así como cartelería en zonas comunes. Cualquier interés por parte del solicitante de salas deberá ser autorizado.
3. Está prohibido manipular cuadros de luces, armarios y cerraduras, racks de informática o climatización (más allá de las ordinarias para el confort del usuario).
4. En todo momento se deberá respetar el nivel de ruidos y molestias que se pueda causar al resto de ocupantes de otras salas. En caso de incumplimiento y de molestias reiterativas, se dará por finalizado el acto, computando las horas y/o el coste realizado hasta el momento.
5. Con la finalidad de no perjudicar al resto de usuarios, las reservas de las salas serán de un máximo de tres días consecutivos, siempre y cuando no haya interés de reserva por parte de algún otro usuario.
6. No se permite el consumo de estupefacientes y alcohol ni en la salas ni en la terraza.
7. No está permitido fumar en las salas. Se podrá fumar en la terraza en la zona habilitada para ello.
8. Los usuarios de las salas del Edificio DiagonalBeethoven deberán ser conocedores y cumplir con las normas de régimen interno, que son de obligado cumplimiento.
9. No se permiten actividades insalubres, ilícitas o que pongan en riesgo la seguridad e integridad de las personas y/o del edificio durante el uso de las salas del Edifico DiagonalBeethoven.
10. La empresa inquilina solicitante de la reserva será la responsable de cualquier desperfecto, daño o desaparición de mobiliario, elementos electrónicos, informáticos, audiovisuales o cualquier otro, debiendo hacerse cargo del coste de reposición.
11. En cualquier caso, la propiedad se reserva el derecho a notificar el mal uso por parte del arrendatario o usuario, siendo éste quien asuma los costes de subsanación del espacio, garantizando así el buen uso para el resto de los arrendatarios y usuarios del edificio DiagonalBeethoven.
La propiedad del Edificio DiagonalBeethoven se reserva el derecho de modificación de estas normas de forma unilateral cuando lo considere oportuno.
Cualquier posible modificación de las normas de la presente guía será comunicada a los arrendatarios u inquilinos de los locales privativos del Edificio DiagonalBeethoven.